فناوری اطلاعات و نرم افزار
فناوری اطلاعات , نرم افزار - هوش تجاری - داده کاوی - سیستم های اطلاعاتی مدیریت - مشاوره و اجرای پروژهفناوری اطلاعات و نرم افزار
فناوری اطلاعات , نرم افزار - هوش تجاری - داده کاوی - سیستم های اطلاعاتی مدیریت - مشاوره و اجرای پروژه•سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان چیست؟
سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی را می‌توان به‌عنوان نرم‌افزار یک‌پارچه‌ای تعریف کرد که دارای اجزا و یا ماژولهای مختلفی در حوزه‌‌‌های عملیاتی سازمان‌ها مانند برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل‌ونقل و تجارت الکترونیک هستند. معماری و ساختار سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان به‌گونه‌ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم کرده و جریان روان اطلاعات بین بخش‌‌های مختلف سازمان را فراهم می‌آورد. سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمان در واقع تکامل‌یافته سیستمهای اطلاعاتی جامع هستند. تفاوت عمده این سیستمها با سیستمهای اطلاعات مدیریت و سیستمهای جامع سازمانی در رویکرد فرآیندگرا و یکپارچگی عملیاتی، فرآیندی و داد‌ه‌ای سازمان‌هاست. این سیستمها به‌گونه‌ای توسعه می‌یابند که تمامی منابع اطلاعاتی سازمان با یکدیگر یکپارچه شده و بتوان در راستای انجام ماموریت‌‌های سازمان از این سیستم بهره جست.
دریای ERP(Enterprise Resource Planning) بسیار وسیع است و کشتیرانی در این آبهای پرصلابت بازار فعلی کار ساده ای نیست .
بسیاری از فروشندگان بازار میانی ERP تلاش می کنند با نمایشهای خیره کننده و جذابی از محصولاتشان که به شما عرضه مینمایند وعده دهند که شما سفری آرام و خوب را خواهید داشت.
گول نخورید . بازار میانی ERP برای برآورد نیازهای خاص این بازار بسیار گسترده و باز عمل نخواهد کرد و تغییرات اساسی و سنگین و هزینه بر ممکن نخواهد شد. بنابر این برای انتخاب یک ERP ارائه شده توسط یک فروشنده قبل از هر چیز سعی کنید پاسخ 10 سئوال را بیابید.
1- آیا شما آگاهی و اطلاعات کافی از مشکلات تجاری سازمانتان که مدیران شما انتظار دارند ERP آنها را حل کند؛ دارید ؟
در واقع اولین مرحله دانستن این مطلب است که دقیقا انتظار دارید ERP چه مشکلی را از سازمان شما بایستی حل نموده و چه کاری بایستی انجام دهد؟ اگر علت خرید این سیستمها ؛ جایگزینی یک سیستم قدیمی است شاید پیدا کردن پاسخ ساده تر باشد مثلا زمانیکه شما سیستم مالی را با یک نرم افزار جدید تر جایگزین می کنید که امکانات اتوماسیون بیشتری دارد.
اما اگر هدف مدیران سازمان مواردی از قبیل بالا بردن راندمان و بهره وری و افزایش سود دهی و … باشد بایستی عمیق تر به مسئله نگاه کرد
در نظر داشته باشید بسیاری از سیستمهای ERP شکست می خورند و انتظارات سازمان را بر آورده نمیکنند زیرا از ابتدا اهداف و انتظارات را بروشنی تعیین نمی نمایند
2- آیا سازمان شما در حال حاضر تامین کننده نرم افزار دارد یا خیر؟
چنانچه سازمان شما ازنرم افزار ERP فروشندگانی مثل Oracle و یا SAP و… استفاده می نماید ممکن است انتخاب شما مجددا همانها باشند . اما چنانچه فروشنده ای را در نظر ندارید و یا نرم افزارهای فعلی که از یکی از آنها خریده اید انتظارات شما را بر آورده نمی نماید درنگ نکنید و نسبت به انتخاب یکی دیگر اقدام نمائید
3- آیا سازمان شما دارای سیستم ERP قدیمی است که بایستی آنها نیز در نظر گرفته شوند؟
در ابتدای امر برخی سازمانهای توسعه یافته ممکن است ناچار به داشتن نرم افزارهای متفاوتی در محیطهای متفاوتی باشند. در یک بررسی مشخص شده است که حدود 25 درصد از 650 سازمان مورد مطالعه ؛ برنامه ای 3 ساله برای جایگزینی سیستمهایشان دارند.در این بررسی همچنین مشخص شده است که 43 درصد جایگزینی ها به علت یکپارچگی (Integration) بوده و 40 درصد نیز به جهت ترکیب و در هم آمیختن (Consolidation) سیستمهای ERP های متفاوت بوده است. 37 درصد از این پاسخ دهندگان نیز علت را نیاز به استاندارهایی با قابلیتهای بین المللی ذکر نموده اند. در هر حال چنانچه سازمان شما در حال جایگزینی و یکپارچه نمودن سیستمهاست بسیار مهم است که ابتدا فرآیندها استاندارد گردد.
4- آیا راه حل ERP مناسبی برای سازمان شما وجود دارد؟
بسیاری از تامین کنندگان سیستمهای ERP برای بازارهای میانی در یک زمینه خاص از صنعت متمرکز شده و راه حل مناسب آن رشته را تهیه و ارائه می کنند. برخی از آنان مثلا برای سازمانهای تجاری بازرگانی ؛ برخی برای صنایع مونتاژ و برخی برای صنایع غذایی و … تهیه شده است . انتخاب بایستی متناسب با رشته فعالیت سازمان شما باشد. در این حالت زمان راه اندازی و بومی سازی نرم افزار در سازمان شما به حد اقل خواهد رسید
5- چه فانکشن هایی سازمان شما بکار می برد؟
شما ممکن است به راه حلهای End-to-end که مدیریت همه چیز از پرداخت حقوق تا تعمیرات محلی و مجوز برگشت کالا و مدیریت مالیات و … را در بر داشته باشد نیاز نداشته باشید. بر اساس گزارشی در سال 2007 مشخص شده که ماژولهای مالی و مدیریت تولید بطور عام مورد استفاده واقع شده و ماژول خرید 96 درصد و 95 درصد حسابهای پرداختی و 94 در صد کنترل موجودی انبارو 93 درصد حسابداری عمومی و حسابهای دریافتی مورداستفاده بوده اند.برای ماژولهایی که نمی شناسید و یا در آینده نزدیک از آن استفاده نخواهد شد پول پرداخت نکنید.
6- آیا راه حل ERP مورد نظر شما با فرآیندهای سازمان شما هماهنگ می باشد؟
مطمئن شوید که راه حل ERP انتخابی شما حد اقل تغییرات (در وضعیت ایده آل تغییرات در حد صفر) را لازم دارد تا با فرآیندهای سازمان شما هماهنگ و سازگارگردد. راه حلی که با فرآیندهای سازمان شما سازگار باشد شما نیاز نخواهید داشت که خود و فروشنده را درگیر تغییرات (بسیار هزینه بر) نمائید تا اینکه نرم افزار آنها با سازمان شما سازگار گردد.حتی اگر سازمان شما فانکشن های خاصی (مثل فانکشنهای تولید و …) نیاز داشته باشد شما قادر به پیدا کردن راه حل ERP خواهید بود که این فانکشن ها را بعنوان بخشی از نرم افزار خود ارائه نماید. بدیهی است که بایستی نرم افزار ارائه شده امکان بومی سازی داشته باشد و ابزاری برای کد نویسی در اختیار کارکنان بخش IT سازمان قرار دهد تا کدهای لازم و ضروری جهت هماهنگی کاملتر را در داشته باشند
7- آیا سازمان شما جهت پشتیبانی از موارد توافق شده ؛ کارشناسان مورد نیاز در بخش IT را دارد؟
در برخی سازمانهای کوچک و متوسط بودجه و نفرات مناسب در بخش IT وجود ندارد . بایستی توجه نمود که ارائه کنندگان راه حلهای ERP امروزه اکثرا نرم افزارهایشان را بصورت آماده و یا طبق سفارش و درخواست ارائه می نمایند. چنانچه نصب نرم افزار بصورت سفارشی باشد بایستی سازمان شما از نظر نفرات و نیروی کارشناسی نیز بایستی آمادگی لازم را داشته باشد تا بتوانند طبق توافقات انجام شده با ارائه کننده نرم افزارها همکاری نمایند . در هر حال سازمان بایستی امکان انتخاب بین نرم افزارهای آماده و یا نرم افزارهای سفارشی را داشته باشدو باید بتواند روشی که کمترین هزینه و زمان را استفاده نموده و قابلیت پذیرش خوبی داشته باشد
8- چه نوع خدماتی سازمان شما از فروشنده ERP انتظار دارد؟
برخی مواقع علاوه بر نصب و آموزش و سایر کمکهای لازم برخی مواقع لازم است مواردی از قبیل تغییر در فرآیندها ؛ آموزشهای دیگر تغییر در زیر ساختها و … نیز برای سازمان شما نیاز باشد. آیا ارائه کننده ERP انتخابی شما چنین تواناییهایی نیز دارد؟
9- هزینه واقعی راه حل ERP انتخابی شما چیست؟
همانند سایر تکنولوژیهای بزرگ ؛ هزینه هایی مانند هزینه خرید و در اختیار داشتن و هزینه حق لیسانس و همچنین هزینه هایی که بستگی به سازمان شما داردمانند تعداد نفرات استفاده کننده از نرم افزار یا ماژولهایی از نرم افزار که برای خرید انتخاب میشود ؛ تنها بخشی از هزینه ها است و لازم است در نظر داشته باشید که ا هزینه های دیگری نیز وجود دارد. برخی سازمانهای کوچک و متوسط که بودجه نامحدودی در اختیار ندارند و با محدودیتهایی مواجه هستند بایستی دقیقا هزینه های نصب ؛ نگهداری و ارتقای نرم افزار را دقیقا بدانند. بر اساس تحقیق انجام شده در حدود 645 سازمان متوسط ؛ هزینه های انجام شده برای سرویسهای حرفه ای و غیر معمول حدود 70 درصد هزینه های عادی نرم افزار بوده است
10-آیا فروشنده نرم افزار برنامه بلند مدت مشخصی برای نرم افزار خود دارد؟
لازم است شما اطمینان داشته باشید که فروشنده نرم افزار شما قادر به همراهی و حمایت شما در آینده در زمینه های تکنولوژی و زیر ساختها و فانکشنالیتی هست یا خیر. همچنین او قادر است همراه با رشد تکنولوژی نرم افزار خود را تغییر داده و آن را ارتقا دهد ؟
