اتوماسیون اداری چیست

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

 اتوماسیون اداری مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از :

گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان
جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری
اعمال کنترل مناسب بر کاربران
ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشکلات و معضلات

برخی از مهمترین مشکلات متعارف سازمانها که ناشی از عدم بهره گیری مناسب از سیستم های اتوماسیون اداری می باشد عبارتند از :

• عدم امکان اطلاع رسانی سریع و صحیح به کارکنان و مراجعان
• زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مکاتبات ذخیره شده
• زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
• تا مناسب بودن سیستم کنترل و نظارت سازمان
• عدم امکان پیگیری صحیح کارها

دستاوردهای بکارگیری

 دستاوردهای بکارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

• امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
• کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
• نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
• قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
• کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
• امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و هر زمان
• اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
• دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
• حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
• ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
• سهولت وسرعت در گردش عملیات
• امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی

• اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
• شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
• فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
• تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
• ارائه آموزش های پایه به کاربران