الفبای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها،و تکنیک ها در اداره فعالیت ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه می باشد.

مفهوم پروژه از دیدگاه PMBOK

پروژه تلاشی موقتی برای ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات معین می باشد. منظور از موقتی آنست که هر پروژه شروع و پایان معینی دارد.

چه کسانی در پروژه سهم دارند؟

شریکان در پروژه افراد و سازمانهایی می باشند که فعالانه در پروژه درگیرند، و یا اجرا و اتمام پروژه بر آنها تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد.تیم مدیریت پروژه باید تشخیص دهد که چه کسانی شریک در پروژه می باشند، و نیازها و انتظارات آنها را بشناسد.البته تشخیص این افراد تاحدودی مشکل است.شریکان اصلی پروژه عبارتند از:
مدیر پروژه
مشتری و تحویل گیرنده پروژه
سازمان اجراکننده پروژه
حامیان مالی پروژه
علاوه بر این عناوین، عناوین و نام های دیگری نیز وجود دارند، مانند:مالکان و موسسان پروژه، اعضای تیم پروژه، سازمانهای دولتی، سهامداران.اصولا این نامگذاریها و گروه بندی ها در تشخیص اینکه چه افراد و سازمانهایی خودشان را شریک پروژه می دانند بسیار موثر می باشد.
فرآیندهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها،و تکنیک ها در اداره فعالیت ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه می باشد.

مفهوم پروژه از دیدگاه PMBOK

پروژه تلاشی موقتی برای ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات معین می باشد. منظور از موقتی آنست که هر پروژه شروع و پایان معینی دارد.

چه کسانی در پروژه سهم دارند؟

شریکان در پروژه افراد و سازمانهایی می باشند که فعالانه در پروژه درگیرند، و یا اجرا و اتمام پروژه بر آنها تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد.تیم مدیریت پروژه باید تشخیص دهد که چه کسانی شریک در پروژه می باشند، و نیازها و انتظارات آنها را بشناسد.البته تشخیص این افراد تاحدودی مشکل است.شریکان اصلی پروژه عبارتند از:
مدیر پروژه
مشتری و تحویل گیرنده پروژه
سازمان اجراکننده پروژه
حامیان مالی پروژه
علاوه بر این عناوین، عناوین و نام های دیگری نیز وجود دارند، مانند:مالکان و موسسان پروژه، اعضای تیم پروژه، سازمانهای دولتی، سهامداران.اصولا این نامگذاریها و گروه بندی ها در تشخیص اینکه چه افراد و سازمانهایی خودشان را شریک پروژه می دانند بسیار موثر می باشد.
فرآیندهای مدیریت پروژه

پروژه ها مجموعه ای از فرآیندها می باشند.این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای مدیریت پروژه:

که شامل سازماندهی اجرای پروژه می باشند.

فرآیندهای تهیه محصول پروژه:

که شامل تعیین و تهیه محصول یا خدمات پروژه می باشند.

این دو دسته فرآیندها در سرتاسر اجرای پروژه در تعامل و ارتباط با یکدیگر می باشند.

مراحل مدیریت پروژه

از آنجایکه پروژه ها از لحاظ اجرا منحصر به فرد هستند، تا حدودی با عدم قطعیت مواجه می باشند.
سازمانهای اجرا کننده پروژه معمولا هر پروژه را به مراحل و فازهای مختلفی تقسیم می کنند تا بتوانند بهتر آنرا کنترل کنند. مجموعه فازهای پروژه سیکل عمر پروژه را تشکیل می دهند

محدوده دانش در مدیریت پروژه:

هر پروژه ای ۹ محدوده اصلی دارد و هر محدوده ای شامل فرآیندهایی میباشد:
۱٫مدیریت یکپارچگی پروژه:
تضمین میکند که عناصر مختلف پروژه با یکدیگر هماهنگ باشند و شامل فرآیندهایی مانند توسعه برنامه پروژه، اجرای برنامه پروژه، و کنترل تغییرات کلی در پروژه میباشد.
۲٫مدیریت محدوده پروژه:
تضمین میکند که پروژه شامل تمام نیازهای لازم وکافی باشد و شامل فرآیندهایی مانند آغاز، برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، و کنترل تغییرات محدوده میباشد.
۳٫مدیریت زمان پروژه:
تضمین میکند که پروژه با زمانبندی معینی تمام شود. و شامل فرآیندهایی مانند تعریف فعالیت، توالی فعالیت، تخمین مدت فعالیت، توسعه زمانبندی، و کنترل زمانبندی میباشد.
۴٫مدیریت هزینه پروژه:
تضمین میکند که پروژه با کمترین هزینه پایان یابد. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی منابع تخمین هزینه، بودجه بندی هزینه، کنترل هزینه میباشد.
۵٫مدیریت کیفیت پروژه:
تضمین میکند که بطور رضایت بخش تمامی نیازهای پروژه برآورده شوند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت، وکنترل کیفیت میباشد.
۶٫مدیریت منابع انسانی:
استفاده بهینه از نیروی کار درگیر در پروژه را تضمین میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی سازمانی، استخدام نیروی کاری، وتوسعه تیم پروژه میباشد.
۷٫مدیریت ارتباطات پروژه:
تضمین میکند که تولید، جمع آوری، انتشار، ذخیره سازی و بازیابی نهایی اطلاعات پروژهبصورت زمانبندی شده ومناسب انجام گیرند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی ارتباطات، انتشار اطلاعات، گزارش عملکرد و خاتمه اجرای پروژه میباشد.
۸٫مدیریت ریسک پروژه:
فرایندهای لازم برای تشخیص، تحلیل، و واکنش به ریسک پروژه را ارائه می دهد. و شامل فرآیندهایی مانند تشخیص ریسک، واکنش به ریسک، و کنترل واکنش به ریسک میباشد.
۹٫مدیریت کالا، مواد و خدمات در پروژه:
فرایندهای لازم برای تهیه کالا و خدمات از خارج محدوده اجرایی پروژه را ارائه میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی خرید مواد، برنامه ریزی درخواست ها، انتخاب منابع، اداره قراردادها، واتمام قراردادها میباشد.

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه که در اکثر پروژه ها انجام می شوند:

۱٫
فرآیند های آغازین

فرآیندهایی هستند که پروژه را در جهت آغاز فاز بعدی یاری می کنند.

۲٫
فرآیندهای برنامه ریزی

این فرآیندها دو دسته اند:

v فرآیندهای اصلی :

فرآیندهایی هستند که به دلیل وابستگی که به یکدیگر دارند در اکثر پروژه ها با ترتیب مشخصی انجام می گیرند. این فرآیند ها عبارتند از:

برنامه ریزی محدوده پروژه

تعریف محدوده پروژه

تعریف فعالیتهای پروژه

تعیین توالی فعالیت ها

تخمین مدت فعالیت ها

توسعه زمانبندی

برنامه ریزی منابع

تخمین هزینه ها

بودجه ریزی هزینه ها

توسعه برنامه پروژه

v فرآیند های تسهیل کننده:

فرآیند هایی هستند که بسته به نیاز و در جهت تسهیل روند پروژه انجام می گیرند. این فرآیند ها عبارتند از:

برنامه ریزی کیفیت

برنامه ریزی سازمانی

برنامه ریزی ارتباطات

تشخیص ریسک

اندازه گیری ریسک

توسعه پاسخ به ریسک

برنامه ریزی تدارکات

برنامه ریزی درخواست ها

۳٫
فرآیندهای اجرایی

فرآیندهای اجرایی نیز مانند فرآیند های برنامه ریزی شامل دودسته از فرآیندها می باشند:

v فرآیندهای اصلی:

اجرای برنامه پروژه

v فرآیندهای تسهیلی:

تعیین و پذیرش محدوده پروژه

تضمین کیفیت

توسعه تیم پروژه

توزیع اطلاعات

انتخاب منابع

اداره قراردادها

۴٫
فرآیندهای کنترلی

این فرآیندها اجرای پروژه را مکررا کنترل و اندازه گیری می کنند.تنظیم مجدد برنامه پروژه با تکرار مناسب فرآیندهای برنامه ریزی میسر می باشد.فرآ یندهای کنترلی نیز بمانند فرآیندهای برنامه ریزی به دو دسته تقسیم می شوند:

v فرآیندهای اصلی:

کنترل کلی تغییرات

تهیه گزارش عملکرد

v فرآیندهای تسهیلی:

کنترل محدوده پروژه

کنترل زمانبندی پروژه

کنترل هزینه پروژه

کنترل کیفیت

کنترل پاسخ ریسک

۵٫
فرآیندهای اختتامی

این فرآیندها موجب تحویل واتمام مناسب و مورد قبول پروژه می شوند. و عبارتند از:

خاتمه اجرای پروژه

خاتمه قرارداد پروژه
ارتباط فرآیندها

در هر گروه از فرآیندها، هر فرآیند توسط ورودی ها و خروجی هایش با فرآیند دیگر ارتباط دارد. بدین ترتیب هر فرآیند را می توان با عناصر زیر تعریف کرد:

Ø ورودی ها:

اقلام قابل استنادی که عملیات بعدی بر طبق آنها انجام می گیرند.

Ø ابزارها و تکنیک ها:

مکانیزم هایی که جهت ایجاد خروجی ها از ورودی ها بکار گرفته می شوند.

Ø خروجی ها: 

منبع :  مرجع تخصصی مدیریت فناوری اطلاعات