اتوماسیون اداری چیست

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

 اتوماسیون اداری مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از :

گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان
جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری
اعمال کنترل مناسب بر کاربران
ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
بهبود ارتباطات درون سازمانی

برنامه اعلام خطر گوگل به هنگام هک شدن سایت­ها

شرکت گوگل ابزار جدیدی طراحی و ارائه کرده است که مدیران وب­سایت­ها با استفاده از آن می­توانند از هک شدن سایت­های خود مطلع شوند.

به گزارش مشورت به نقل از کامپیوتر ورلد، کارکرد این برنامه به این صورت است که اگر پویشگر خودکار گوگل با محتویات آلوده­ای در سایت مواجه شود، با ارسال یک ایمیل هشداردهنده، موضوع را به مسئول سایت اطلاع­رسانی می­کند.

این راهکار بخشی از برنامه موسوم به Safe Browsing Alerts for Network Administrators است که گوگل آن را به عنوان یک ابزار آزمایشی در ماه سپتامبر عرضه نمود.

معمولاً هکرها با هدف قرار دادن سایت­هایی که از لحاظ امنیتی، ساختار و پشتوانه ضعیفی دارند، می‌کوشند به طور مخفیانه و بدون اطلاع مدیر سایت، از پایگاه­های اینترنتی برای قرار دادن بدافزار یا راه‌اندازی سایت­های فیشینگ استفاده نمایند.

بر اساس این گزارش گوگل در مرورگر خود یعنی کروم نیز یک قابلیت امنیتی به نام safe browsing تعبیه کرده است که از دسترسی کاربر به سایت­های بلوکه­شده­ای که در لیست سیاه قرار دارند، جلوگیری می­کند.

ابزار مزبور از سایت safebrowsingalerts.googlelabs.com در دسترس قرار دارد.

کاربردهای خلاصه سازی خودکار متن

خلاصه سازی شخصی سازی شده یا مبتنی بر کاربر
به دلیل افزایش حجم انبوه اطلاعات موجود، خلاصه سازی متن طی سال های اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است. کاربران سیستم های خلاصه سازی متن بسیار زیاد بوده و از افرادی که کارشان وب گردیست تا افرادی که دانشمند و محقق هستند ، همگی کاربر اینترنت می باشند. در سیستم های قدیمی بین کاربران تفاوتی فرض نمی شد و همه کاربران با یک دید نگریسته می شدند، به این معنا که یک متن بدون در نظر گرفتن ویژگی ها و اطلاعات پس زمینه ی خواننده آن خلاصه می شد و این در حالی است که هنگامیکه انسان ها خلاصه سازی می کنند، اطلاعاتی را که مرتبط با علایق خودشان باشند را به عنوان خلاصه بر می گزینند.
به عبارتی دیگر، خلاصه سازی فقط تابعی از اسناد ورودی نمی باشد ، بلکه پارامتر دومی هم که یک مدل از رفتار و دانش فرد می باشد را نیز شامل می شود. به عنوان مثال فردی که سال ها در زمینه ی خاصی مثل " شبکه های بیسیم" به تحقیق و مطالعه پرداخته است زمانی که بخواهد یک خلاصه از یک کتاب در این زمینه برای خود تهیه کند ، مطمئنا مفاهیم اولیه شبکه های بیسیم را در این خلاصه لحاظ نخواهد کرد و این در حالی است که یک فرد که به تازگی در این زمینه تحقیق می کند احتمالا این مفاهیم اولیه را در خلاصه مخصوص خودش قرار می دهد.

شرکت فناوری اطلاعات تبدیل به سازمان شد

ایتنا - شورای عالی اداری به منظور انتزاع فعالیت‌های حاکمیتی و سیاستگذاری از شرکت‌های دولتی و در راستای اجرای سیاست‌های کلی اصل 44 قانون اساسی با تغییر ماهیت شرکت فناوری اطلاعات ایران به دلیل وظایف حاکمیتی مصرح در اساسنامه خود، از شکل شرکت دولتی به مؤسسه دولتی موافقت کرد.

به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی دولت ، با تصویب شورای عالی اداری و بنا به پیشنهاد مشترک معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، با تغییر ماهیت شرکت فناوری اطلاعات ایران نام این شرکت دولتی به سازمان فناوری اطلاعات تغییر می‌یابد.

بر این اساس، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات موظف است ظرف مدت 3 ماه نسبت به تفکیک وظایف سازمان فناوری اطلاعات ایران از نظر حاکمیتی نظیر سیاستگذاری، نظارت و هدایت و تصدی نظیر ارائه خدمات مشاوره‌ای در حوزه فناوری اطلاعات اقدام کرده و حداکثر تا پایان سال 1389 نسبت به انتقال وظایف، اختیارات و نیروی انسانی به سازمان فناوری اطلاعات و واگذاری وظایف به بخش خصوصی، برنامه‌ریزی و اقدام کند.

بر این اساس ، هیئتی متشکل از نمایندگان وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، سازمان فناوری اطلاعات ایران و نماینده وزارت امور اقتصادی و دارایی تشکیل می شود تا نسبت به تعیین تکلیف اموال، دارایی‌ها، دیون و تعهدات شرکت و انتقال آن حسب مورد به سازمان فناوری اطلاعات یا بخش خصوصی و یا وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات اقدام کنند.

همچنین اهداف و شرح وظایف سازمان فناوری اطلاعات ایران بنا به پیشنهاد وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و تأیید معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رییس‌جمهور به تصویب هیئت وزیران خواهد رسید.

بر این اساس ، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات مسئول نظارت بر حسن اجرای این مصوبه بوده و گزارش پیشرفت اقدامات انجام شده را به شورا ارائه خواهد داد

مقاله فن آوری اطلاعات و چالشهای فرا روی مدیریت منابع انسانی

موضوع: مدیریت منابع انسانی

ارسال کننده مطلب: احمد عیسی خانی

چکیده:
پیشرفت سریع و روزافزون فن آوری اطلاعات و ارتباطات و قابلیت های کاربردی آن در حوزه های مختلف سازمان ، باعث رسوخ فن آوری اطلاعات در فرایندها و سیستمهای منابع انسانی شد ه و رویکرد جدیدی را در مدیریت منابع انسانی ایجاد کرده است که از آن به عنوان مدیریت منابع انسانی الکترونیکی نا م می برند. سازمانها در راستای دستیابی به اهدافی چون بهبود کارایی ، بهبود فرایندهای اداری، بهبود خدمات مشتری، بهبود نقش استراتژیک منابع انسانی به بهره گیری از این امکانات دست زده اند. سازمانهای مختلف حسب شرایط و انتظارات خود این سیستمها را در سطوح مختلفی چون سطح ارتباطی، عملیاتی و تحو ل آفرین بکار گرفت ه اند که حسب آ ن نتایجی را در حوز ه های سازمانی تجربه کرد ه اند . به استناد پژوهش های انجام شده ، عمده استفاده از مدیر یت منابع انسانی الکترونیک ی در سطح ارتباطی و عملیاتی بوده است . سازمانها درگذر از مدیریت منابع انسانی سنتی به مدیریت منابع انسانی الکترونیکی با چالشهایی چون ارزش آفرینی ، ضرورت تحول فکری، هماهنگی، پیاده سازی اثربخش و ویژگیهای متناسب فن آوری روبرو هستند. 

جهت دانلود به ادامه مطلب مراجعه نمایید

مقاله مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار: مدل تحلیلی - اجرایی

مهندسی مجدد به معنی بازاندیشی بنیادین و طراحی مجدد ریشه ای فرآیندها به منظور دستیابی به بهبود چشمگیر در معیارهای مهم عملکرد از قبیل هزینه، کیفیت، سرعت و خدمت می باشد.
این مفهوم توسط مایکل همر ٢ در سال ١٩٩٠ معرفی گردید ومورد استقبال تمامی مدیران در سراسر دنیا قرار گرفت.
این رهیافت نوین بهبودهای چشمگیری را در معیارهای عملکردی سازمانها نوید می داد اما در عمل، پیاده سازی آن با مشکلات متعدد روبرو گردید و حدود ٧٠ درصد پروژه های مهندسی مجدد به نتایج مورد انتظار دست نیافته و با شکست مواجه شدند.
این مقاله با بررسی تطبیقی عوامل موفقیت و شکست پروژه های مهندسی مجدد به تدوین و ارایه یک مدل تحلیلی- اجرایی مهندسی مجدد می پردازد.
عناصر تشکیل دهنده این مدل عبارتند از : حمایت و تعهد مدیریت ارشد، مدیریت تغییر، چش مانداز وجه تگیری استراتژیک، درک اصول و مفاهیم مهندسی پیاده سازی و ، IT مجدد، مدیریت پروژه، ترکیب تیم مهندس ی مجدد، متدولوژی مدون، ، بهره گیری از اجرا، و مشارکت کارکنان.
توجه یا عدم توجه به هر یک از عوامل فوق می تواند منجر به موفقیت یا شکست پروژه مهندسی مجدد شود.
 

جهت دانلود به ادامه مطلب مراجعه نمایید.

پاورپوینت سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS)

عنوان پاورپوینت: (MIS) سیستمهای اطلاعات مدیریت
تعداد اسلایدها: 295
تهیه کننده: مهدی یوسفخانی
بر اساس کتاب:MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS 8/E 2001 Raymond McLeod, Jr. and George Schell

دانلود را  در ادامه مطلب ببینید

مدیران دولتی به جای جیمیل و یاهو باید از ایمیل ملی استفاده کنندو

وزیر ارتباطات و فناوری اطلاعات در مورد الزام مدیران دستگاه‌های دولتی برای استفاده از ایمیل ملی «ایران دات آی آر» به جای یاهو و جی‌میل و نیز تکلیف دستگاه‌های دولتی برای انتقال میزبانی سایت‌هایشان به داخل کشور توضیحاتی ارائه کرد.

رضا تقی پور در گفت‌وگو با مهر در مورد بحث استفاده از ایمیل «ایران دات آی آر» از سوی مدیران دستگاه‌های دولتی به جای جی‌میل و یاهو گفت: از آنجا که میزبانی ایمیل ملی ایران دات آی آر(IRAN.IR) در داخل کشور است و طبیعتا نگهداری اطلاعات در آن با تدابیر امنیتی صورت می‌گیرد به مدیران دستگاه‌های اجرایی و سازمان‌های دولتی توصیه شده است که از این پست الکترونیکی به جای ایمیل‌های یاهو و جی‌میل استفاده کنند.

وی با تاکید بر اینکه در استفاده از پست الکترونیک ایران دسترسی سایت‌های غیرمجاز خارجی به این اطلاعات محدود و ممنوع خواهد بود گفت: ما می‌توانیم این اطمینان را به مسئولان و مردم بدهیم که امروز ایمیل «ایران دات آی آر» و فضایی که در آنجا به کاربران اختصاص داده می‌شود کاملا امن و بدور از دسترسی خارجی‌ها است.