۱۰ مزیت اصلی SharePoint چیست

فهرست:
۱.توانمند سازی تیمهای کاری با بکارگیری ابزارهای ارتباطی قدرتمند
۲.مدیریت ساده مستندات با اطمینان کامل از یکپارچگی موجود بین انواع مستندات
۳.رابط کاربری ساده و بالا بردن سرعت در راهبری و کاربری سیستم های مبتنی بر آن
۴.امکان پیاده سازی فرایندهای کوچک و بزرگ کاری
۵.امکان ایجاد ساده و سریع محیطهای مشترک کاری
۶.کاهش ریسک و پیچیدگی در تامین امنیت داده های تجاری
۷.کنترل حرفه ای سطوح دسترسی کاربران در دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمان
۸.بهره گیری از سیستم اشتراک مستندات با امکانات پیشرفته ای چون: تحویل گرفتن و دادن فایلها، کنترل نسخه یندی، گردش کاری تائید محتوا، افزودن متا دیتا و نماهای سفارشی ،ویژگی پیشرفته سطل بازیافت امکان بازیافت سریع اطلاعات را نیز فراهم می آورد
۹.توسعه ساده سیستم ها و راه حلهای مبتنی بر آن با استفاده از ابزارهای رسمی و کمکی جهت برآورده سازی نیازهای تجاری شما
۱۰.فراهم سازی یک زیرساخت پیشرفته و سودمند تحت وب برای پیاده سازی سایر سیستمهای اطلاعاتی درون و برون سازمانی
 

جهت شرح کامل توضیحات به ادامه مطلب مراجعه نمایید.

۱-توانمند سازی تیمهای کاری با بکارگیری ابزارهای ارتباطی قدرتمند
در مدیریت تیمهای کاری و بهبود بهره وری آنها دغدغه اصلی، ارتباط و هماهنگی ساده بین اعضای تیم، صرفه جویی در منابع و جلوگیری از هدر رفتن آن و در نهایت تضمین رسیدن به هدف نهایی است.
ابزارهایی که SharePoint به یک تیم کاری ارائه می کند عبارتند از:
•ایجاد و مدیریت محیط های کاری و تقویم های اختصاصی و مشترک
•به اشتراک گذاری مستندات بین تیمی (با امکانات ویژه ای که در مقالات قبلی به آنها اشاره شد)
•دریافت اعلان از تغییر یا بروزرسانی محتوای سیستم از طریق ویژگی های ارتباطی شیرپوینت
•ایجاد و مدیریت ساده وبلاگ و ویکی جهت به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین اعضای تیم (و در مقیاس گسترده تر کل وب)
•و فراهم آوردن بستر پیمایش Offline اطلاعات

۲-مدیریت ساده مستندات
امکانات و ویژگی های پیشرفته مدیریت مستندات به کاربران SharePoint امکان می دهد:
•مستندات را با کنترل نسخه بندی نگهداری و بروزرسانی کنند.
•مستندات را برای سایرین پس از اخذ تائید قابل دستیابی کنند.
•به سادگی روی متا دیتا و محتوای مستندات خود جستجو کنند.
•مستندات خود را به سادگی در نماهای متنوع دسته بندی کنند.
•گردش کاری دلخواه خود یا درخور کار خود را روی آن پیاده سازی کنند.
•مستندات را با حفظ امنیت کامل در مقیاس آیتم (مورد) نگهداری و به اشتراک گذارند.
•نسخه های مختلفی از یک فایل را نگهداری و در مواقع ضروری آنها را بازیابی کنند.
•انواع داده ای مختلف را در یک مخزن مستندات سازماندهی کنند

۳-رابط کاربری ساده و بالا بردن سرعت در راهبری و کاربری سیستم های مبتنی بر آنسادگی رابط کاربری در SharePoint نسخه ۳ به کاربران امکان پیمایش سریع و ساده سیستمهای مبتنی بر این زیر ساخت را میدهد.
مدیریت پیشرفته و ساده منو ها، نما ها، نوارهای دسترسی، پوسته ها و الگو ها امکاناتی است که در SharePoint نیز مانند سایر سیستم های مشابه مدیریت محتوی پیش بینی شده است.
رابط کاربری مناسب جهت برقراری ارتباط سریع و آسان با سایر محصولات ماکروسافت نظیر آفیس (MS Office 2003-2007) از ویژگی های این سیستم است
رابط کاربری ساده اما جذاب شیرپوینت آموزش و فرهنگ سازی سیستم های مبتنی بر SharePoint را نیز ساده و جذاب میسازد بطوریکه علیرغم انتظار مدیران IT ، مدیران سازمانی که در مقابل سیستمهای اطلاعاتی به صورت پیش فرض مقاومت می کنند به قابلیتهای SharePoint و رابط کاربری منحصر به فرد آن معترفند و به ترویج آن نیز کمک میکنند.سفارشی سازی صفحات بدون رعایت قالب های متداول از جذابیتهای ویژه این سیستم به شمار می آید.
در آینده به نمونه های اجرا شده خواهم پرداخت.
۴-امکان پیاده سازی فرایندهای کوچک و بزرگ کاری
چالش اصلی در پیاده سازی فرایندهای کاری در مجموعه های بزرگ و کوچک متفاوت است.
مجموعه های کوچک منابع کم در اختیار دارند…مجموعه های بزرگ فرصت زیادی ندارند…معمولا مجموعه های بزرگ یک یا چند بار با تهدید تعطیل شدن پروژه های IT بزرگ خود به دلیل طولانی و فرسایشی شدن مواجه شده اند.شناسایی و تحلیل نیازها،برآورد و تهیه پیشنهاد و …همه زمان بر و قطعا هزینه بر هستند.برای اینکه هزینه ها کاهش یابند معمولا این مراحل دست کم گرفته میشوند و نیازها به جزء شناخته نشده و نتیجتا محدوده پروژه بسته نمیشود.
در پیاده سازی پروژه هم تهدیداتی به عامل قبلی کمک می کند:
•تغییر نا بهنگام (و تلخ) در سطوع مدیریتی سازمانها
•تغییر استراتژی سازمان
•تغییر ارکان سازمان (فاجعه اما تجربه شده)
•کمبود منابع
•سایر عوامل ناشناخته …
برایند همه این تهدیدات منجر به تعطیلی پروژه و دید منفی مدیران ارشد سازمان ها به سرمایه گذاری در طرح های اساسی IT میشود. و هنگامیکه مجموعه ای دم از ارائه یک نسخه عمومی یا یک راه حل کلی برای همه مسائل سازمانی می زند با دید منفی و مقاومت جدی رویرو خواهد شد.
•زمان طولانی پروژه
•منابع انسانی مورد نیاز
•منابع مالی اصلی و سربار
•ترس از عدم امکان توسعه در آینده
•ترس از عدم ارائه خدمات پشتیبانی مناسب
•ترس از مجهز نبودن پیمانکار به ابزارهای مناسب ( انسانی و نرم افزاری)
همه و همه باعث شده تا مدیران آینده نگر سازمانها بجای تجربه آزموده های قبلی روی به استفاده از راه حل های نوین تر برای گرد آوری و سازماندهی اطلاعات خود آورده و تیم های کار خود را بجای نگهداری سیستم های پیچیده درگیر توسعه سیستمهایی نظیر پرتالها نمایند.
بدون شک پرتالها تمام نیازهای یک سازمان بزرگ را پوشش نخواهد داد ، اما از بسیاری از موارد مذکور جلوگیری نموده و باعث شکوفایی اطلاعاتی سازمان خواهد شد.
ویژگی های SharePoint میتواند نگرانی سازمانها را در مدیریت و سازماندهی پروژه ها کاهش دهد.
توصیه من به شما مدیر محترم IT این است که:
•فرآیند های کاری خود را ابتدا اصلاح و بهینه کنید سپس مکانیزه
•SharePoint را جایگزین سیستمهای اطلاعاتی پیچیده خود نکنید
•تا جای ممکن از توسعه پیچیده سیستم خودداری کنید
•حداقلهای پیشنهادی زیر ساخت سخت افزاری را رعایت کنید
•هرگز شیرپوینت را به عنوان یک CMS معرفی نکنید
• ابتدا SharePoint را بعنوان زیرساخت نرم افزاری در سازمان خود ترویج دهید سپس سعی به بسط آن به سایر زیر سیستم ها نمائید (معدودند مدیران ارشدی که حاضرند روی چند جلسه نمایش ریسک سرمایه گذاری روی پروژه بزرگ را بپذبرند.)
• SharePoint قادر است نیازهای پیچیده شما را پوشش دهد اما قدم به قدم و آهسته حرکت کنید.

۵-امکان ایجاد ساده و سریع محیطهای مشترک کاری
SharePoint به مدیران IT این امکان را میدهد که محیطهای کاری و ارتباطی را با کمترین هزینه و زمان (جهت طراحی و پیاده سازی و پیکره بندی) ایجاد و مدیریت کنند. برای پیاده سازی یک نیاز ساده اطلاعاتی توسط زیرساخت SharePoint نیازی به ابزارهای پیشرفته نظیر MS Visual Studio نیست. برای پباده سازی گردشهای کاری (حتی بعضا پیچیده) نیازی به داشتن تخصص برنامه نویسی نیست
•محیط مدیریتی متمرکز
•یکسانی در مدیریت لایه های مختلف مجموعه های سایتی(Sites and Site Collections)
•در دسترس بودن منابع آموزشی متنوع در لایه های مخلتف
از عوامل سادگی راهبری سیستم های مبتنی بر SharePoint است.

۶-کاهش ریسک و پیچیدگی در تامین امنیت داده های تجاری
از مهمترین ارکان سیستمهای ساده و پیچیده اطلاعاتی تامین امنیت اطلاعات در سطوح مختلف است.سازماندهی اطلاعات بدون تامین امنیت،نه تنها کمکی به سازمان نمیکند بلکه تهدید را نیز تقویت خواهد کرد.بنابراین تضمین امنیت اطلاعات در همه لایه ها از اصلی ترین ارکان به شمار می رود.تامین امنیت اطلاعات بدور از پیچیدگی های طراحی و پیاده سازی و بدور از اتلاف منابع مالی در مدیریت و پشتیبانی، هنر شیرپوینت است
۷-کنترل حرفه ای سطوح دسترسی کاربران در دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمان
مدیریت دسترسی کاربران به منابع اطلاعاتی یک سازمان در مقیاس مورد (Item) قدرت مانور توسعه دهندگان را برای پیاده سازی پیشرفته ترین زیر سیستم ها با استفاده از Document Library ، لیست ها و سایتها در SharePoint فراهم می آورد.
دسترسی موروثی در سایت ها و محتویات آنها و قابلیت مدیریت غیر موروثی هر محتوی در مقیاس مورد ،امکان مدیریت شگفت انگیز امنیت محتوا را فراهم می آورد.

۸-بهره گیری از سیستم اشتراک مستندات با امکانات پیشرفته
امکانات پیشرفته ای چون:
•تحویل گرفتن و تحویل دادن فایلها
•کنترل نسخه یندی
•گردش کاری تائید محتوا
•افزودن متا دیتا به مستندات بارگزاری شده
•نماهای سفارشی با انواع دسته بندی و فیلتر
•جستجو روی متادیتا و محتوای مستندات
•امکان دسته بندی مستندات مرتبط در فولدرها
•امکان مدیریت دسترسی روی هر فولدر و فایل
•امکان جابجایی مستندات با ابزار Explorer
•امکان نمایش مستندات بصورت وب پارت های سفارشی در هر صفخه از سایت
•بهره گیری از ابزار بسیار کاربردی سطل بازیافت اطلاعات
این امکانات اغلب مدیران IT را وادار به انتخاب SharePoint میکند

۹-توسعه ساده سیستم ها و راه حلهای مبتنی بر آن با استفاده از ابزارهای رسمی و کمکی جهت برآورده سازی نیازهای تجاری شما
یکی از دغدغه های اصلی و بجای مدیران ارشد سازمانها قابل توسعه بودن سیستمها است.
“توجه کنید”
شما به عنوان یک مدیر سازمانی، زمانی به یک سیستم تکیه میکنید که علاوه بر دارا بودن یکسری ویژگی های فنی و رعایت استاندارد های کلاسیک از انعطاف آن در مقابل تغییرات و توسعه اطمینان حاصل کنید.سیستم های بسته و غیر منعطف در جریان یک تغییر اساسی یا توسعه کمی و کیفی به سرعت از بین میروند یا فراموش می شوند.
بیاد داشته باشید که یکی از بزرگ ترین مزیت های SharePoint قابلیت توسعه سیستمهای مبتنی بر آن است.برای این توسعه گاهی به ابزارهای کمکی نیاز خواهید داشت و گاهی خیر. معمولا توسعه سیستمهای ساده مبتنی بر SharePoint با حداقل منابع امکانپذیر است.توصیه میکنم زیاد نگران این قسمت نباشید.

۱۰-فراهم سازی یک زیرساخت پیشرفته و سودمند تحت وب برای پیاده سازی سایر سیستمهای اطلاعاتی درون و برون سازمانی
حتما با من موافق هستید که تب سیستم های مبتنی بر فناوری وب در سازمانهای ایرانی به اوج خود رسیده است
همه مدیران به این نتیجه رسیده اند که راه حل های سنتی ارتباطات درون سازمانی جوابگوی نیازهای آنها نیست و شاید برخی بدنبال فناوری های پیشرفته تر برای تجهیز مجموعه خود جهت پوشش کامل نیاز های اطلاعاتی خود هستند.
یک مثال:
شاید در یک سازمان کوچک (ابعاد ۱-۱۰نفر) ارتباطات اطلاعاتی با ابزاری مانند USB Disk ها امکانپذیر باشد.ولی در ابعاد کمی بزرگتر نیاز به یک سرویس دهنده پست الکترونیکی (Email Server) انکار ناپذیر است.شاید هم استفاده از یک سرویس دهنده مستندات (File Server) در کنار آن مناسب تر باشد.
اما در یک سازمان بزرگ با زیر مجموعه ها و بخشهای کوچک و بزرگ مدیریت انتقال اطلاعات با این ابزارهای ساده بدون شک منجر به هرج و مرج شده و همه چیز خارج از کنترل خواهد شد.
بنابراین سیستمهایی موفق خواهند بود که :
•اطلاعات را با یک نظام استاندارد و منعطف سازماندهی کنند
•از فناوری های پرتابل پشتیبانی کنند
•قابلیت تبدیل محتوای خود را به سایر ابزار های مشابه و بالعکس داشته باشند.
•قادر باشند با سایر سیستمهای اطلاعاتی ارتباط تعریف شده داشته باشند
•مدیریت و پشتیبانی آن ساده و کم هزینه یاشد.
•در مقابل توسعه و تغییرات احتمالی منعطف باشد