تعیین ماموریت سازمانی و اهداف استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک با محوریت مشتری
برنامه‌ریزی استراتژیک فرآیند مستمر و نظام‌مندی است که:

- به اعضاء سازمان کمک می‌کند تا در تعیین اهدافی که به آینده مربوط می‌شود، هر چه بهتر تصمیم‌گیری کند.

- چگونگی رسیدن به این اهداف را مشخص کند.

- میزان حصول به این نتایج را مشخص کند.

    ملزومات یک برنامه استراتژیک

مدیران ارشد باید در تمام جنبه‌های برنامه‌ریزی درگیر شوند.

· مدیران اجرایی شخصاً باید در بیان دیدگاههای برنامه‌ها، به سطوح پایین‌تر و مشتریان سهیم شوند.

· مدیران رده بالا نیز باید ماموریت، جهت‌گیریهای استراتژیک و دیدگاههای موجود را به سطوح پایین‌تر منتقل کنند.

· احساس فوریت کار را باید در سازمان القا کرد.

· رهبری موفق نه تنها به توان و اختصاص زمان و انرژی کلیه مدیران نیازمند است بلکه لازم است که برای موفقیت آنان نیز چارچوبهای مشخصی تعیین شود.

· حفظ ارتباط با مشتریان خارجی یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر است.

· اطلاع‌رسانی داخل سازمان از عوامل مهم موفقیت است.


   

برنامه‌ریزی پیشرفته و آماده‌سازی


در فرآیند برنامه‌ریزی نکات کلیدی که لازم است مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:

- صاحب فرآیند و میزان تعهد او برای اجرای فرآیند

- مجری فرآیند برنامه‌ریزی

- نقش مشتریان و پاسخ خواهان و فرآیند برنامه‌ریزی

- چشم‌انداز آتی کار و برنامه‌ریزی استراتژیک

- اطلاعات مورد نیاز برای برنامه‌ریزی استراتژیک و مسئول جمع‌آوری و اداره اطلاعات

- هدف از انجام برنامه استراتژیک

- مفهوم موفقیت در برنامه و چگونگی آگاهی از حصول آن

- مسئول آرایش نیروها و عملکرد آنان

- منابع در دسترس برای اجرای برنامه اعم از منابع مالی و انسانی

   


ارزیابی محیطی

جمع­آوری اطلاعات زمان‌بندی شده و کامل

این بخش اساس برنامه‌ریزی استراتژیک را تشکیل می‌دهد و برای اجرای آن باید موارد ذیل در نظر گرفته شود:

- دریافت مستمر و مداوم اطلاعات از محیط برای انجام واکنشهایی متناسب با تغییرات محیط

- دریافت اطلاعات لازم درخصوص نیاز و توقعات مشتریان، تکنولوژیهای جدید و نوسانات بازار

- دریافت هر نوع اطلاعات دیگری که ممکن است به نحوی در استراتژیها تاثیرگذار باشد.




دیده‌بانی محیط

اقداماتی که برای رسیدن به بالاترین سطح اهداف سازمان صورت می‌گیرد با عنوان کلی دیده بانی محیط نامیده شده و شامل موارد زیر است:

- شناسایی کلیه منابع اطلاعاتی (در داخل و خارج سازمان)

- جمع‌آوری داده‌ها

- آنالیز داده‌ها

- تولید اطلاعات مفیدی که دیدگاه مدیریت را در زمینه مشتریان، محیط، سازمان و آینده آن وسعت خواهد بخشید.

دیده‌بانی محیط خارج شامل زیرنظر گرفتن و دریافت مستمر اطلاعات از افقهایی است که سازمان به سمت آن در حرکت است.

دیده‌بانی محیط داخل ارزیابی مستمر داده‌های درون سازمانی است به نحوی که بتوان در هر لحظه به نقاط ضعف و قوت آن پی برد.

   

تنظیم جهت ­گیریهای استراتژیک

اجزای مهم جهت‌گیریهای استراتژیک که با توجه به ارزیابی­های محیطی و شناخت نیاز مشتریان سمت و سوی حرکت سازمان را تعیین می­کند عبارتند از:

بیانیه ماموریت که به دلیل نقش محوری خود و نیز ماهیت ابهام برانگیز آن باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد.

چشم‌اندازی که سازمان در مورد آینده خود و جایگاه خود نسبت به دیگران ترسیم می‌کند.

بیانیه ارزشها و اصول اخلاقی که افراد سازمان ملزم به رعایت آن می‌باشند که ممکن است ناشی از منطق، قانون و یا حتی سنتهای جاری باشند.

فرضیاتی در مورد شرایط محیط پیرامون سازمان .

استراتژیهای انجام کار که بصورت برنامه­های عملیاتی ارائه می­شوند.

   



اجرایی کردن برنامه

اجرایی کردن برنامه‌های استراتژیک به معنای برگردان جهت­گیریهای استراتژیک سازمان به فعالیتها بوده و شامل سه مرحله است:

طرح‌ریزی کارها شامل سطوح «واحدهای کاری پائین‌تر» می‌شود که شامل مراحل ذیل است:

- تعریف استراتژیها توسط واحدها

- تهیه طرحها و پروژه‌ها (تحت عنوان زیر استراتژیها) و توجیه انجام این طرحها

- ذکر جداول زمان‌بندی شده و منابع مورد نیاز برای طرحها

طرح‌ریزی بودجه نیز مثل مرحله قبل برای کلیه واحدهای کاری باید انجام پذیرد.

توانمندسازی سازمان که با انجام اقدامات زیر صورت می­گیرد:

- توانمند کردن افراد با سلاح دانش علمی، مهارت کاری و ابزار مورد نیاز.

- توانمند کردن فرآیندها و کوشش برای استخراج مشکلات و حل آنها با یک رویکرد تیمی.

   


ارزیابی و گزارش دهی عملکرد

ارزیابی و گزارش‌دهی عملکرد به عنوان گام دوم مراحل استقرار مدیریت مبتنی بر عملکرد به طور کامل توضیح داده خواهد شد.

این ارزیابی می‌تواند به سادگی تهیه یک لیست از کارهای انجام شده باشد، یا به قدری پیچیده باشد که خود شامل یک طرح عملیاتی با گامهای زمان بندی شده و بودجه مشخص باشد. در تمام مراحل باید در جستجوی این سؤال بود که فعالیتهای انجام شده تا چه حد در پیشبرد اهداف سازمانی موفق بوده‌اند.

نکاتی که برای اجرای موفقیت‌آمیز هر شکلی از برنامه‌ریزی استراتژیک مورد توجه قرار می­گیرد:

· مسئولیت برنامه‌ریزی استراتژیک هر قسمت باید بر عهده کسی باشد که پاسخگوی انجام آن کار است.

· مدیران کلیدی (رده عالی) درگیر باید به برنامه‌ریزی استراتژیک به عنوان یک جزء اساسی کار و وظیفه خود نگاه کرده و برای اجرای هر چه بهتر برنامه مصمم به تخصیص حداکثر وقت، توان و منابع در اختیار خود باشند.

· آینده با آنچه پیش‌بینی می‌شود، متفاوت خواهد بود.

· لازم است که متناسب با پیشرفت طرح‌ریزی، بودجه‌بندی و ارزیابی برنامه، به طور مداوم تفکر استراتژیک را در تصمیم‌گیری تزریق کرد. در غیر این صورت عملکرد مدیریتی در سازمان حالت بحران زده‌ای را به خود می‌گیرد که کل اقدامات را تهدید می‌کند.

· از جمله مسائل مهم در برنامه‌ریزیهای استراتژیک این است که رده کلیدی مدیران صف بخواهند (و قادر باشند) تا گزارشاتی بی­تاثیر از اولویتها، بحرانهای جاری و تمایلات رهبران سازمان ارائه کنند.

· بعد از مدتی بسیاری از افراد درگیر در برنامه‌ها ممکن است فرآیندها را مهمتر از نتایج بدانند.

   



ورای طرح استراتژیک

در نتیجه طراحی استراتژیک دو محصول تولید می‌شوند که بعداً اهداف عملکرد سازمان و یا افراد را تعیین می‌کنند. این دو محصول نقش مهمی در ایجاد نظام سنجش عملکرد دارند و عبارتند از:

طرحهای عملکرد که مشخص‌کننده موارد ذیل است:

- نتایج مورد انتظار از واحدها، بخش‌ها و افراد مختلف

- تعهدات هر بخش (یا فرد) در مقابل منابعی (منابع مالی یا انسانی) که در اختیار می‌گیرد.

- کارهایی که با بودجه تخصیص یافته انجام خواهد شد.



توافق‌نامه عملکرد

که توسط مدیران و افرادی که واقعاً ملزم به انجام کار هستند طراحی می‌شود و مشخص‌کننده موارد ذیل است:

- فرآیندی که در طی آن سنجش عملکرد و متعاقباً پاسخگویی صورت می‌پذیرد.

- توقعات هر یک از طرفین امضاءکننده قرارداد نسبت به یکدیگر

- روابط مشتریان و پاسخ خواهان در مقابل سازمان